-
Uddannelse
Find uddannelse
Studievejledning
Kvalitet
- Forskning
-
Samarbejde
-
Om AU
Organisation
Kontakt
I denne Privatlivspolitik kan du læse, hvordan Aarhus Universitet (AU), herefter betegnet ”vi” eller ”os”, behandler personoplysninger i regi af Alumnenetværket (i overensstemmelse med reglerne i Databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 13 og 14).
Med andre ord dækker denne politik kun databeskyttelse. Information vedrørende overholdelse af reglerne i Markedsføringsloven finder du i forbindelse med din tilmelding til netværket.
Denne privatlivspolitik supplerer AUs generelle privatlivspolitik, som du finder her.
I tilfælde af væsentlige ændringer i denne privatlivspolitik vil du blive orienteret direkte per e-mail.
Aarhus Universitet er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Vores juridiske oplysninger er:
Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000 Aarhus C
Tlf.: 8715 0000
CVR-nr. 31119103
Spørgsmål og kontakt
Du er altid velkommen til at kontakte os på alumni@au.dk, hvis du har spørgsmål vedrørende indholdet af denne privatlivspolitik eller hvordan vi behandler dine personoplysninger.
AUs databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på dpo@au.dk
AUs Alumnenetværk har til overordnet til formål at understøtte udviklingen af stærke og livslange relationer mellem universitetet og alumnerne samt et engageret og udbytterigt samspil mellem alumner indbyrdes og mellem alumner, studerende og medarbejdere.
I forbindelse med vores forskellige aktiviteter behandler vi følgende oplysninger om dig:
Vores alumnedatabase indeholder i langt de fleste tilfælde følgende basisoplysninger fra det studieadministrative system:
Navn
Juridisk køn
CPR-nummer*
Nationalitet
Folkeregisteradresse
E-mailadresse ved indskrivning på universitetet
Studienummer
AUID
Gennemførte / igangværende uddannelse(r) med oplysning om navn, titel, start- og (evt.) sluttidspunkt, institut og fakultet
*CPR-nummer sikrer opdaterede oplysninger fra cpr-registeret i forhold til ændringer i postadresse samt for at kunne slette oplysninger vedrørende afdøde alumner fra databasen.
Disse basisoplysninger udgør grundlaget for vores indsats for at formidle mulighederne i et medlemskab af Alumnenetværket til kommende dimittender samt for igennem medlemskab at etablere og bevare en professionel, målrettet og relevant kontakt – op til og efter dimission fra AU.
Retsgrundlaget er Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 litra e, fordi behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave, som hører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
Ved tilmelding til netværket afgiver du følgende oplysninger
Dit fulde navn
Aktuel beskæftigelse – stilling og virksomhed/organisation
Aktuel e-mailadresse
Cpr-nummer
Herudover kan du vælge at tilføje:
Alternativ e-mailadresse
Generelle og/eller specifikke interesseområder
Hvorfor beder vi om disse (yderligere) oplysninger
Vi beder om dit cpr-nummer og dit fulde navn for entydigt at kunne identificere dig og koble din tilmelding til dine basisoplysninger fra det studieadministrative system.
Vi giver mulighed for en alternativ e-mailadresse for at sikre, at vi kan komme i kontakt med dig i tilfælde af, at kommunikationen med den primære adresse svigter af den ene eller anden grund.
Vi spørger til din aktuelle beskæftigelse og giver dig muligheden for at markere generelle eller specifikke interesseområder for at kunne gøre den information, vi sender til dig, så relevant som muligt. Jo mere vi ved om alumnernes interesser og deres karriereveje efter dimissionen, jo bedre kan vi planlægge e-mailudsendelser og andre aktiviteter, som er relevante for medlemmerne.
Når du tilmelder dig Alumnenetværket, integreres de oplysninger, som du afgiver, med dine basisoplysninger fra det studieadministrative system. Derved dannes din medlemsprofil.
Retsgrundlaget er dit samtykke til medlemskab af Alumnenetværket, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1, litra a.
Du kan til enhver tid opdatere de oplysninger, som du har afgivet ved tilmelding, herunder ændre dine interesseområder, via link i bunden af de e-mails, vi sender til dig.
Hvis du ønsker at ændre din e-mailkontaktadresse, skal du dog udfylde tilmeldingsformularen på ny. Dette for at sikre, at dit medlemskab og dine interesseområder tilknyttes den nye e-mailadresse.
Ved opdatering/gentilmelding erstatter dine nye oplysninger de oplysninger, som tidligere er registreret på din medlemsprofil.
Retsgrundlaget er dit samtykke til opdatering af dine medlemsoplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6. st. 1, litra a.
Vi behandler dit navn og din e-mailadresse for at kunne sende dig vores Alumnenyhedsbrev samt enkeltstående e-mails med særlige tilbud, som er eksklusive for medlemmer af netværket.
Retsgrundlaget er dit samtykke til modtagelse Alumnenetværkets basisinformation/e-mail markedsføring, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1, litra a.
Vi behandler dit navn, e-mailadresse samt oplysninger om din uddannelse fra AU, anciennitet, beskæftigelse, adresse, nationalitet, eventuelle markerede interesseområder og din interaktion med Alumnenetværket/AU med henblik på at udvælge og sende dig e-mails med information i form af nyheder, forskningsresultater, invitationer til arrangementer, tilbud om efter- og videreuddannelse samt henvendelser vedrørende din eventuelle interesse i at deltage i frivillige aktiviteter med henblik på at gøre en forskel i forhold til universitetets bidrag til samfundet.
Formålet er at gøre vores e-mailkommunikation til dig så relevant og målrettet som muligt.
Retsgrundlaget er dit samtykke til modtagelse af personligt tilpassede e-mails/e-mailmarkedsføring som led i medlemskab af Alumnenetværket, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1, litra a.
Behandling af oplysninger vedrørende din interaktion med os
Til brug for den personligt tilpassede markedsføring af vores tilbud og aktiviteter registrerer vi følgende informationer vedrørende din løbende interaktion med Alumnenetværket/AU:
Den e-mail kommunikation du har modtaget fra Alumnenetværket
Din interaktion med disse e-mails – åbning og kliks (eks. på ”læs mere”, links og lignende, herunder tidspunkt)
Noter vedrørende eventuel individuel e-mailkorrespondance eller telefonsamtaler med dig
Din tilmelding til vores arrangementer og brug af vores øvrige tilbud
Dine eventuelle bidrag til AUs aktiviteter, eks. som gæsteoplægsholder, mentor, i forbindelse med fundraising eller deltagelse i spørgeskemaundersøgelser vedrørende Alumnenetværkets/AUs aktiviteter og indsatser.
Vores udsendelse af personlig tilpassede e-mails er ikke automatiseret (profilering), men baserer sig på en konkret relevansvurdering i det enkelte tilfælde.
Vi behandler oplysningerne om din uddannelse fra AU, beskæftigelse, adresseoplysninger, nationalitet, interesseområder samt din interaktion med Alumnenetværket, herunder vores e-mails, og/eller med AU med henblik på at foretage anonymiserede statistiske analyser af vores alumner samt udvikle vores nyhedsprodukter, arrangementer, kompetenceudviklingstilbud og øvrige forretningsmæssige tiltag til styrkelse af relationerne til vores alumner og universitetets bidrag til samfundet.
Retsgrundlaget er Databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 litra e, fordi behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave, som hører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
Din tilmelding til Alumnenetværket registreres i AUs relationsdatabase. Hvis du allerede har tilmeldt dig og/ellers efterfølgende tilmelder dig andre nyhedsservices og/eller events på AU med samme e-mailadresse, vil disse registreringer blive integreret i din medlemsprofil.
Retsgrundlaget er AUs legitime interesse i at sikre professionel og koordineret administration af eksterne relationer, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk. 1 litra f.
Dine personoplysninger vil ikke blive behandlet til andre formål, herunder anerkendelse af dit evt. bidrag til AUs aktiviteter, uden dit udtrykkelige, forudgående samtykke.
Når du besøger Alumnenetværkets hjemmeside, behandler vi oplysninger om din brugeradfærd med henblik på at målrette og forbedre brugeroplevelsen. Oplysninger indsamles ved hjælp af cookies.
Vi behandler personoplysninger indsamlet ved hjælp af nødvendige cookies baseret på retsgrundlaget i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f - Alumnenetværkets legitime interesse i teknisk at kunne understøtte hjemmesidens funktioner.
Læs AUs cookiepolitik for uddybende information vedrørende behandling af personoplysninger i forbindelse med hjemmesidebesøg.
AU overlader i nødvendigt omfang personoplysninger til IT-leverandører for at være i stand til at tilbyde de ydelser, som er beskrevet under ”Behandlingformål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag”.
Al databehandling udenfor AUs egne systemer sker kun indenfor EU eller godkendte tredjelande baseret på EU-standardkontraktbestemmelser.
Herudover udveksler AU ikke dine personoplysninger med tredjepart uden din accept.
Du kan til enhver tid ændre dine interesseområder og dermed karakteren og omfanget af den information, som du modtager fra os, via link i bunden af de e-mails, du får fra os.
Du kan til enhver tid melde dig ud af netværket og dermed trække dit samtykke tilbage. Det gør du via det relevante link i de e-mails, vi sender til dig eller ved at sende en e-mail til alumni@au.dk.
Tilbagetrækning af samtykke har kun fremadrettet virkning og påvirker ikke lovligheden af vores behandling op til tilbagetrækningstidspunktet.
Hvis du melder dig ud og dermed trækker dit samtykke tilbage, ophører vi straks med at sende dig e-mails.
Tilbagetrækning af dit samtykke omfatter ikke tilbagetrækning af din implicitte accept af cookies i forbindelse med besøg på AUs websites. Se hvordan du sletter eller blokerer for cookies her.
Så længe du er medlem, opbevarer vi de personoplysninger, som du har afgivet i forbindelse med tilmelding eller efterfølgende opdatering.
De e-mails, som du modtager fra os, og dermed også din interaktion med dem, slettes efter to år.
Din deltagelse i vores arrangementer slettes efter 5 år.
Oplysninger, som du har afgivet i forbindelse med din tilmelding eller efterfølgende opdatering, dvs. e-mailadresse(r), oplysninger om din beskæftigelse og dine interesseområder slettes, når du melder dig ud og samtidig dermed trækker dit samtykke til vores e-mailmarkedsføring tilbage, medmindre opbevaring af disse data stadig har et legitimt formål knyttet til andre interaktioner, som du måtte have med AU, eks. abonnement på andre nyheder fra eller deltagelse i andre arrangementer på AU.
Øvrige oplysninger vedrørende dine interaktioner med Alumnenetværket slettes tillige, når du melder dig ud, medmindre opbevaring af disse data stadig har et legitimt formål knyttet til fortsatte interaktioner med AU, eks. som mentor, gæsteoplægsholder eller andre former for bidrag til universitets aktiviteter og indsatser.
Udover din ret til at trække dit samtykke tilbage har du følgende rettigheder, når Aarhus Universitet behandler dine personoplysninger:
Ret til indsigt
Du har ret til at se de personoplysninger, som vi behandler om dig, og få en række oplysninger om behandlingen.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få forkerte eller ufuldstændige oplysninger om dig rettet.
Ret til sletning
Retten til at få slettet personoplysninger kan dog indenfor lovgivningens rammer være begrænset, hvis vi har et behandlingsgrundlag, der retfærdiggør fortsat behandling af dine personoplysninger.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til begrænsning af vores behandling af dine personoplysninger
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger, f.eks. hvor behandlingen sker baseret på vores legitime interesse. Du kan også gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at anmode om at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, samt til at få overført disse personoplysninger fra os til en anden dataansvarlig.
Du udøver dine rettigheder ved at skrive til os på alumni@au.dk
Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du er uenig i måden, hvorpå vi behandler dine personoplysninger eller vores formål med behandlingen.
Du kan læse mere om dine rettigheder og din ret til at indgive klage over vores behandling af dine personoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.