Institut for Kultur og Samfund vil meget gerne understøtte alumnearbejdet og indgå i en konstruktiv og gensidig dialog med foreningerne. I må endelig kontakte relevante afdelingsledere eller uddannelsesadministratorer, hvis I har spørgsmål, ønsker eller gode ideer, som I vil vende med os. Vi håber også, det er i orden, at vi henvender os til jeres forening i forbindelse med karriereevents, virksomhedsbesøg, undervisningsforløb, aftagerinput og meget mere, hvor vi vurderer, at alumneperspektivet er vigtigt for igangværende studerende.

At drive en alumneforening er en frivillig opgave, som skal drives af frivillige kræfter. Det forudsætter en bestyrelse og en forretningsorden.

Der vil kunne hentes værdifuld inspiration og viden ved at kontakte allerede eksisterende alumneforeninger på IKS eller Arts i øvrigt. Oversigt over dem, vi har kendskab til, vil til enhver tid være at finde her på siden.

Vi håber også, at alle alumneforeninger vil opfordre sine medlemmer til at melde sig ind i AU’s alumnenetværk og benytte sig af muligheder og tilbud der:

• Alumner.au.dk/bliv medlem

AU’s alumne netværk kan hjælpe lokale foreninger med kontaktoplysninger på alumner og studerende, som er i foreningens målgruppe, og som har tilmeldt sig AU’s alumnenetværk – f.eks. til indkaldelse til stiftende generalforsamling, rekruttering til foreningen, invitationer til arrangementer eller lignende. Dette forudsætter dog, at instituttet vil påtage sig at være afsendere, da vi ikke må udlevere data om medlemmerne af alumnenetværket til personer, som ikke er ansat på AU.

Alumneforeninger under IKK skal være synlige her på siden. Vi kan ikke hjælpe jer med at oprette en hjemmeside eller LinkedIn- eller Facebookgruppe, det skal I selv stå for. Men når den er oprettet, skal I orientere kommunikationskonsulent X, som så laver link til jeres sider på IKS's alumneside.

Alumnearrangementer - lokaler, forplejning mv.

For at understøtte jeres mødeaktiviteter er det muligt at søge om et tilskud til forplejning og benytte instituttets lokaler til møder.

Forplejning og gaver til oplægsholdere

Som hovedregel kan deres søges om midler til:

• Mindre gaver til eksterne oplægsholdere max. 500 kr. + dækning af transport.
• Forplejning: kaffe/vand + snack eller kage.

Bestilling, indkøb og afregning

I skal inden arrangementet søge om tilskud hos uddannelsens uddannelsesadministratorer.

• Kontakt til uddannelsesadministrator via X (videreformidler til  den relevante uddannelsesadministrator)

Skriv anledning, hvad I ønsker at anvende tilskuddet til, forventet beløb på forplejning og eventuelt navn og tilhørsforhold på oplægsholdere. Når godkendelsen er givet, kan alumneforeningen enten bede uddannelsesadministrator om at bestille forplejning, hvis arrangementet holdes på Campus, eller selv stå for udlæg og sende regningen til uddannelsesadministrator.

Bestilling af forplejning via Jespers Torvekøkken kan arrangeres, hvis I sender en deltagerliste, samt oplysninger om hvor mødet holdes (bygnings- og lokale nr.). Disse oplysninger skal sendes til uddannelsesadministrationen senest 3 hverdage før mødet holdes.

Booking af lokaler før kl. 17

• Foregår via lokalebooking.arts@au.dk. Der er rift om lokalerne, så book i god tid

Booking af lokaler efter kl. 17 – evt. med servering af alkohol

• Afholdes arrangementer efter kl.17, så skal I have en særlig tilladelse samt adgang.
• Booking foregår via Lokalebooking lokalebooking.arts@au.dk
• Ligger møderne efter kl. 17.00 kan I booke et undervisningslokale. Åbningstiden er frem til kl. 22.00 på hverdage. Undervisningslokalerne er oftest ledige fra kl. 16.00. Lokalerne rummer fra 20-80 personer.

For lån af lokaler gælder det at:

• I skal udfylde en lokalelånsaftale
• I kan læse mere her om retningslinjer for brug af lokaler på ARTS

Det er vigtigt, at I skriver at det er Alumneforeningen for XX som ønsker at booke, og at I oplyser klokkeslæt – start og sluttidspunkt samt type arrangement og antal deltagere i forhold til lokalestørrelse.

Ansøgning om tilskud: X (videreformidler til  den relevante uddannelsesadministrator)

Informationer om Alumneforeningen til Web: X

Alumnekonsulent på AU: Charlotte Thye-Petersen