Retningslinjer for personoplysninger

Alumnenetværket - Regler og retningslinjer for behandling af personoplysninger i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen

I forbindelse med registrering af dit medlemskab af alumnenetværket beder vi om dit samtykke til, at vi må behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen.  

I det følgende vil vi informere dig om, hvad dit samtykke indebærer, dvs.  

  • hvilke oplysninger Aarhus Universitet registrerer og behandler i forbindelse med dit medlemskab af alumnenetværket 

  • på hvilken måde, oplysningerne behandles, og  

  • hvilke rettigheder, du har i den sammenhæng. 
     

Formålet med behandlingen af medlemmernes personoplysninger er: 

  • at bevare kontakten med og udvikle en stærk relation til vore alumner 

  • at understøtte en udbytterig kontakt mellem alumner indbyrdes samt mellem alumner og universitetets uddannelser, forskning og nuværende studerende 

  • at være i stand til at kommunikere med medlemmerne på professionel, koordineret og relevant vis


Indsamling af personoplysninger

Aarhus Universitet er lovmæssigt forpligtet til at opbevare og opdatere personoplysninger på studerende og alumner, hvilket vi gør i universitetets studieadministrative system (STADS).  

Ved tilmelding til alumnenetværket integreres dine personoplysninger fra STADS med de oplysninger, som vi får direkte fra dig i forbindelse med tilmeldingen. De registrerede oplysninger ændres i takt med dine opdateringer.  

Herudover registreres dit efterfølgende samspil med netværket, som fx modtagelse af nyhedsbreve, tilmeldinger til arrangementer, deltagelse i efter- og videreuddannelseskurser, mentorprogrammer etc.  

Omfanget afhænger af karakteren og frekvensen af dit engagement i netværket og dine interaktioner med os. 

Kategorier af personoplysninger
For alle alumner, tidligere udvekslingsstuderende og nuværende studerende findes og hentes følgende personoplysninger i langt de fleste tilfælde i det studieadministrative system (STADS). 

  • Cpr-nummer 

  • navn 

  • køn 

  • nationalitet 

  • e-mail adresse ved indskrivning på universitetet 

  • folkeregisteradresse 

  • studienummer 

  • AUID 

  • gennemførte/igangværende uddannelse(r) med oplysning om: navn, titel, start- og (evt.) sluttidspunkt, institut, fakultet 

Ved tilmelding til alumnenetværket er følgende personoplysninger obligatoriske: 

  • navn 

  • aktuel beskæftigelse – stilling 

  • aktuel e-mailadresse 

  • cpr-nummer 

Herudover beder vi dig om  

  • dine øvrige aktuelle kontaktoplysninger (alternativ e-mail adresse, postadresse og telefonnummer/-re) 

  • aktuel beskæftigelse - virksomhed/organisation 

  • at markere dine specifikke interesseområder (præferencer)

 Endelig kan du ved opdatering af din profil selv vælge at tilføre: 

  • links til din tilstedeværelse på sociale medier, eks. LinkedIn, Twitter, website

Vi beder om dit cpr-nummer ved tilmelding for at kunne identificere dig og koble din tilmelding til dine basisoplysninger fra det studieadministrative system. 

Vi beder om en alternativ e-mail adresse for at sikre, at vi kan komme i kontakt med dig i tilfælde af, at kommunikationen med den primære adresse svigter af den ene eller anden grund. 

Vi beder om dit telefonnummer for at kunne servicere dig bedst muligt, da der kan opstå situationer, hvor det kan være vigtigt med hurtig kontakt eller mulighed for direkte dialog. 

Vi spørger til din aktuelle beskæftigelse og dine interesseområder, fordi det hjælper os til at gøre den information, vi sender til dig, så relevant for dig som muligt. Jo mere vi ved om vore alumners interesser og deres karriereveje efter dimissionen, jo bedre kan vi planlægge aktiviteter, som modsvarer medlemmernes ønsker og behov. 

Behandlingsaktiviteter
Vi anvender dine personoplysninger til: 

  • at sende dig e-mails med e-nyhedsbreve, informationer om medlemsfordele og -services, invitationer til arrangementer, tilbud om efter- og videreuddannelse og lignende, baseret på en generel relevansvurdering ud fra uddannelse, geografi, nationalitet og beskæftigelse - suppleret med de specifikke præferencer du har tilkendegivet som led i din tilmelding til netværket og evt. ajourført siden. 

  • at rette henvendelser til dig vedrørende din eventuelle interesse i at bidrage til frivillige aktiviteter, hvor dine erfaringer som alumne kan være til nytte for nuværende studerende, som fx mentorfunktioner eller ambassadørfunktioner, etablering af praktikophold, udvikling af uddannelser, forskningstiltag og/eller styrkelse af universitets eksterne relationer. 

  • at gennemføre surveys, udarbejde analyser og statistik (alumnedemografi, -uddannelse, -beskæftigelse, -interesseområder, -engagement i netværkets aktiviteter etc.) samt til at indhente feedback vedrørende og evaluere vore aktiviteter og indsatser.   

Herudover indsamler vi informationer vedr. vores løbende relation til dig/dit engagement i netværket, herunder gennem registrering af dine interaktioner med netværket: 

  • Historik over de kommunikationer du har modtaget fra os, f.eks. nyhedsbreve, invitationer, tilbud, forespørgsler etc.  

  • Noter vedr. kontakten med/relationen til dig, eks. vedr. individuel e-mail korrespondance, telefonsamtaler, indgåede aftaler etc. 

  • Data, som hjælper os til at forstå, hvordan du interagerer med vores e-mail kommunikation 

  • Din tilmelding til og deltagelse i vore arrangementer, efter- og videreuddannelse etc.  

  • Historik over dine evt. bidrag i form af ekspertise, rådgivning/coaching, mentoring, praktikophold etc. 

Adgang til dine personoplysninger
Kun medarbejdere, som har behov for at kunne se og anvende data for at udføre deres opgaver, har adgang til de personoplysninger vi behandler. 

Dine oplysninger vil kunne blive delt internt på universitetet, og kun i de tilfælde, hvor det er nødvendigt for at tjene et eller flere af de formål, som er beskrevet herover, eks. etablering af fagspecifik alumneforening, afholdelse af jubilæer, flere enheders organisering af fælles events, koordinering på tværs af universitetets institutter/fakulteter etc.  

Aarhus Universitet udveksler under ingen omstændigheder dine personoplysninger med tredjepart uden din accept. 

Mulighed for at trække samtykke tilbage
Du kan til enhver tid ændre dine specifikke præferencer og dermed karakteren og omfanget af den information, som du modtager fra os, via link i bunden af de e-mails du får fra os eller ved at få tilsendt et direkte link her.  

Du kan til enhver tid melde dig ud af netværket og dermed trække dit samtykke til den heri beskrevne behandling af dine personlige oplysninger tilbage. Dette kan ske ved at du kontakter alumni@au.dk. 

Tilbagetrækning af samtykke har kun fremadrettet virkning og påvirker ikke lovligheden af vores behandling op til tilbagetrækningstidspunktet. 

Hvis du melder dig ud og dermed trækker dit samtykke tilbage, ophører vi hurtigst muligt med at behandle de personoplysninger, som behandles på grundlag af samtykket. Det betyder i praksis, at du ikke længere vil modtage informationer, tilbud eller forespørgsler fra Aarhus Universitet, som knytter sig til et medlemskab af alumnenetværket.  

Aarhus Universitet fortsætter med behandlingen af de personoplysninger, som vi lovmæssigt er forpligtede til at opbevare og opdatere. Ved din udmeldelse af netværket vil udgangspunktet være, at vi sletter de oplysninger, som du herudover har givet os ved tilmelding til netværket og efterfølgende ved opdatering og samspil med netværket.  

Såfremt du har interesse deri, kan du imidlertid vælge at lade din fulde profil blive stående i inaktiv tilstand i vores alumnedatabase. Det vil bl.a. kunne lette en eventuel senere genetablering af din forbindelse til alumnenetværket.  

Beskyttelse af personoplysninger
Aarhus Universitet tager sikkerhed og beskyttelse af personoplysninger meget alvorligt.  

Universitetet tager forholdsregler for at beskytte dine personoplysninger mod tyveri, misbrug, uautoriseret adgang etc. gennem anvendelse af de fornødne administrative, fysiske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger. 

Personoplysninger overføres altid via en sikker, krypteret forbindelse.  

Dataansvarlig
Dataansvarlig er Aarhus Universitet, CVR nr. 31119103. 

Læs mere om datasikkerhed samt om AU’s oplysningspligt, dine rettigheder m.m. i AU’s privatlivspolitik her. 

Du har mulighed for at kontakte Aarhus Universitets databeskyttelsesrådgiver, hvis du som registreret har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger. Databeskyttelsesrådgiveren er Michal Lund Kristensen (dpo@au.dk).  

Spørgsmål
Herudover kan du altid kontakte os på alumni@au.dk, hvis du har nogen spørgsmål vedrørende indholdet af disse retningslinjer eller vedrørende vores behandling af dine personoplysninger.