Processing of personal data

AU Alumni Network - Notice on Rules and procedures for processing personal data in accordance with the General Data Protection Regulation

When you sign up for the AU Alumni Network, we ask you to consent to our processing of your personal data in accordance with the General Data Protection Regulation.  

The following aims to inform you of the implications of your consent, i.e.  

  • the kind of information Aarhus University registers and processes in relation to your membership of the Alumni Network  

  • the way in which the information is processed and  

  • your rights in this context. 

The Purpose of the processing of members’ personal data is  

  • to stay in touch with and develop strong relations with our alumni  

  • to support engaging and rewarding interaction between alumni and between alumni, the University’s courses, research and current students.  

  • To enable us to communicate with our members in a professional, coordinated and relevant manner.  

Collection of personal data
Aarhus University is legally obliged to store and continually update personal data on students and alumni, which we do in the University’s course administration system (STADS).  

When you sign up for membership of the Alumni Network, your personal data from STADS is integrated with the information you provide through the Network sign-up procedure. The data registered on your membership profile in our alumni database will change concurrently with your updates of said information.  

In addition we register your engagement with the network after sign-up, such as e.g. receipt of newsletters, sign up for events, participation in continuing- and further education programmes, offers of mentoring, internships or other voluntary support etc.   

The extent depends on the nature and frequency of your engagement in the Network and your interactions with us. 

Categories of personal data
For alumni, former exchange students and current students the following personal data in the majority of cases already exists and is retrieved from the course administration system (STADS).   

  • CPR number 

  • name 

  • gender 

  • nationality 

  • email address upon enrolment at the University 

  • Address in the National Register 

  • Student number 

  • AUID 

  • Completed/ongoing course(s)/degree(s) with information regarding: name, titel, start- and (if relevant) end date, department and faculty.    

 

When signing up for membership of the Alumni Network the following information is mandatory: 

  • name 

  • current employment – job title 

  • current email address 

  • CPR number 

 

In addition we ask you to provide:  

  • additional contact details (alternate email address, postal address and phone number(s)) 

  • place of work - company/organisation 

  • your specific interests in relation to communication from us  

 

 Finally, when updating your member profile you can chose to add:  

  • links to your presence on social media, e.g. LinkedIn, Twitter, website..   


We ask for your CPR number in order to be able to identify you and match your sign-up data with your data from the course administration system.  

We ask for an alternate email address in order to ensure, that we can still get in touch with you, should your primary email address fail for some reason or have ceased to exist. 

We ask for your phone number in order to provide you with the best possible service, as situations can arise where it a quick response or direct dialogue may be appropriate.  

We ask about your current employment and your areas of interest in relation to communications from us, because it helps us to make the information, we send to you, as relevant to you as possible. The more we know about the interests and career paths of our alumni after graduation, the better we are able to plan activities which match the wishes and needs of our members. 

Processing activities
We use your personal data to: 

  • send you emails containing e-newsletters, information about member benefits and –services, invitations to events, continuing- and further education offers and similar - based on a general assessment of relevance with reference to the information provided on your education (degree(s), course(s) etc.), geography (location), nationality og employment – supplemented by the specific interests which you have added to your member profile at sign-up or at any time after. 

  • send you requests regarding your possible interest in rendering voluntary support, where your experience as alum can be of value to current students, such as participation in/contributions to e.g. mentoring or alumni ambassador programmes, provision of internship(s), course development, research initiatives and/or strengthening of the University’s external relations.  

  • conduct surveys, perform analyses or compile statistics (e.g. on alumni demographics, -education, - employment, - areas of interest, -engagement in the activities of the Alumni Network etc.) as well as to collect feedback regarding our activities and actions with a view to evaluation.  

In addition we collect information regarding our ongoing relations with you and your engagement in the Network, including by means of registering your (virtual) interactions with the Network. This may include:  

  • records of communications you have received from us, e.g. e-newsletters, invitations, offers, requests etc.   

  • notes of personal interactions with you, e.g. individual email correspondance, telephone conversations, agreements made etc.  

  • data obtained through tracking technologies, which help us understand how you interact with our email communications, websites etc.  

  • your sign-up and attendance at our events, your participation in continuing- and further education, member benefits provided to you etc. 

  • record of your offers and contributions of volunteering, e.g. expertise, advice/coaching, mentoring, internships etc.  

 

Access to your personal data
Only employees, who need to see and use the data in question in order to carry out their duties, have access to the personal data we process. 

Your personal data may be shared within the University (i.e. across faculties and departments), and only in situations, where it is necessary to serve one or more of the purposes laid out in this Notice, e.g. the starting of a departmental alumni association, celebrating anniversaries/reunions, cross-departmental organisation of joint events, coordination of alumni relations across the University’s departments and faculties etc.  

Aarhus University will under no circumstances exchange your personal data with third party without your accept.  

Right to withdraw consent at anytime 
You can at any time change your interest specification on your member profile - and thereby the nature and extent of the information you receive from us – by using link at the bottom of any of the emails you receive from us or by requesting a direct link here. 

You can at any time cancel your membership of the Network and thereby withdraw your consent to our processing of your personal data as laid out in this Notice. You do so by sending us an email to that effect at alumni@au.dk.  

Withdrawal of consent only has effect for the future and does not affect the lawfulness of our processing based on your consent up until the time of its withdrawal.  

If you cancel your membership and thereby withdraw your consent, we will as expediently as possible stop the processing of your personal data based on your consent. In practice this means that you will no longer receive any of the information, offers or requests from Aarhus University which are associated with membership of the Alumni Network.  

Aarhus University continues the processing of the personal data, which we are legally obliged to store and keep updated. Upon cancellation of your membership we will delete the additional information which you have provided in signing up to the Network and subsequently in updating your information and through your interaction with the Network. 

If you find this to be in your interest, you can however chose to let your full member profile remain in our alumni database in inactive mode. This will i.a. ease a possible re-registration of membership of the Network at a later date.  

Protection of personal data
Aarhus University takes security and protection of personal data very seriously. 

The University takes precautions to protect your personal data against theft, misuse, unauthorised access etc. through the use of appropriate administrative, physical and technical security measures.

Personal data is always transferred securely and encrypted.  

Data Controller
Data Controller is Aarhus University, CVR no. 31119103. 

Read more about data security and Aarhus University’s obligation to inform, your legal rights in relation to your personal data etc. in Aarhus University’s Privacy Notice. www.au.dk/om/profil/privatlivspolitik 

You can contact Aarhus University’s Data Protection Officer, if you have any questions regarding our processing of your personal data. The Data Protection Officer is Michal Lund Kristensen (dpo@au.dk). 

Questions
In addition you can always contact us by sending an email to alumni@au.dk, if you have any questions regarding the content of this Notice or our processing of your personal data.